Die Rechnung geht raus, bevor die Woche um ist.
Vom Lieferschein zur Rechnung, digital statt auf Papier: ein Familienbetrieb für Erdarbeiten, Transporte und Container in Bielefeld, seit 1972. Der Inhaber sitzt selbst im Bagger und auf dem LKW. Das Büro lief nebenher, abends und am Wochenende.
Die Ausgangslage
Lieferscheine entstanden auf Papier und mussten den Weg ins Büro finden. Sie blieben im Führerhaus liegen, kamen als unleserliches Foto oder lagen freitagabends im Briefkasten. Die Maut suchte jemand am Monatsende von Hand aus dem Portal, und jede Position wurde ein zweites Mal getippt.
Abgerechnet werden konnte erst, wenn der letzte Zettel im Büro war. Also am Monatsende.
Was Zeit gekostet hat
- Die Rechnungen entstanden abends und am Wochenende, weil tagsüber der Bagger lief.
- Durchschreibblöcke kosteten jedes Jahr Geld, ein verlorener Schein die ganze Fuhre.
- Den Stand eines Scheins kannte nur, wer gerade nachsah.
So lief der Ablauf vorher
Was modvio verändert hat
Der Weg vom Lieferschein zur Rechnung läuft heute durchgehend digital. Der Lieferschein entsteht am Handy auf der Baustelle, das Büro sieht ihn sofort, und die Rechnung entsteht daraus mit einem Klick.
Lieferschein mit Unterschrift
Der Kunde unterschreibt am Handy vor Ort. Das Büro sieht den Schein in derselben Sekunde.
Maut je Fahrzeug
Die Maut hängt automatisch am Fahrzeug und ist zugeordnet, bevor jemand danach fragt.
Rechnung per Klick
Aus den Lieferscheinen wird die Rechnung mit einem Klick, GoBD-fest und als E-Rechnung.
Umgesetzt
- Lieferscheine mit Unterschrift
- Fahrer-App mit Touren
- Maut-Abrechnung
- Rechnungen und E-Rechnung
- Angebote und Mahnwesen
- Zeiterfassung
- Fuhrpark
- Auswertungen
So läuft der Ablauf heute
Abgerechnet wird nach der Leistung statt gesammelt am Monatsende. Der Stand jedes Lieferscheins ist jederzeit sichtbar: erfasst, zugeordnet, abgerechnet.
Was sich dadurch verändert hat
weniger Büroarbeit im Jahr
Rund 4 Std. pro Woche, laut Inhaber im Abgleich mit dem Ablauf vorher.
früher bezahlt
Weil nach der Leistung abgerechnet wird.
vom Lieferschein zur Rechnung
Ohne zweites Abtippen.
- Lieferschein
- abtippen
- Rechnung
- Lieferschein
- 1 Klick
- Rechnung
„Früher drei Zettel für Aufmaß, Stunden und Geräte, am Monatsende das große Suchen. Heute steht die Rechnung, während der Bagger noch läuft.“
Frank BarzikInhaber, FB Erdbau & TransporteNächstes Fallbeispiel
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