Sechs Programme wurden ein Login.
Anfragen, Reservierung und Dienstplan an einer Stelle: ein Traditionswirtshaus im Seewinkel mit Gaststube, Gästezimmern und Strandbar am Zicksee, seit 1965 in Familienhand. Das Team steht im Service, in der Küche und an der Bar, nicht am Schreibtisch.
Die Ausgangslage
Anfragen kamen über Telefon, Mail und WhatsApp und landeten im Buch neben der Kasse. Die Zimmer lagen in einem anderen Programm, der Dienstplan hing als Zettel in der Küche, und Rechnungen entstanden abends im Büro. Für jede Änderung an der Speisekarte brauchte es fremde Hilfe.
Sechs Programme, die nicht miteinander sprachen, und ein Telefon, das mitten im Service klingelte.
Was Zeit gekostet hat
- Niemand wusste, welche Anfrage schon beantwortet war.
- Wer abends nach einem Tisch fragte, erreichte niemanden mehr.
- Sechs Programme, sechs Rechnungen, sechs Passwörter.
So lief der Ablauf vorher
Was modvio verändert hat
Reservierungen, Anfragen, Zimmer, Dienstplan und Rechnungen laufen heute in einem System zusammen. Speisekarte und Wochenmenü pflegt das Haus selbst, und Gästeanfragen über WhatsApp beantwortet ein Assistent rund um die Uhr.
Anfragen rund um die Uhr
Gästeanfragen über WhatsApp werden sofort beantwortet. Alles läuft in einem Posteingang zusammen, beantwortet oder offen.
Ein Login für Tisch, Zimmer und Team
Tischplan, Zimmerplan und Dienstplan liegen zusammen. Das Team stempelt am eigenen Handy.
Vom Angebot zur Rechnung
Aus einer Feier-Anfrage wird ein Angebot, aus dem Angebot eine Rechnung, ohne dass jemand etwas doppelt eintippt.
Umgesetzt
- Reservierungen mit Bestätigung
- Zimmerplan und Gästemeldung
- Dienstplan und Zeiterfassung
- Mitarbeiter-App
- Angebote und Rechnungen
- Anfragen über WhatsApp
- Speisekarte und Wochenmenü
- Bestellung und Bestand
So läuft der Ablauf heute
Gäste reservieren online oder per WhatsApp und bekommen sofort ihre Bestätigung. Jede Reservierung landet direkt im System, und Änderungen an der Speisekarte kennen Website und Assistent sofort.
Was sich dadurch verändert hat
der WhatsApp-Anfragen beantwortet, ohne das Team
Im laufenden Betrieb gemessen.
für Reservierung, Zimmer, Dienstplan und Rechnungen
„Früher habe ich abends Reservierungen abgetippt. Heute schaue ich einmal aufs Handy und weiß: Stube voll, Team eingeteilt, Rechnungen raus.“
Michael GelbmannInhaber, Gasthof zur LindeNächstes Fallbeispiel
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