Arbeitszeiterfassung: Pflicht für Arbeitgeber
Alle Arbeitgeber müssen die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen — Beginn, Ende und Dauer. Das ergibt sich aus dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) und gilt schon jetzt, ohne Übergangsfrist. Die Form ist derzeit frei (auch Papier), das System muss aber objektiv, verlässlich und zugänglich sein. Die Aufzeichnung darf ans Team delegiert werden — die Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber.
Gilt die Erfassungspflicht schon jetzt?
Ja. Ausgangspunkt ist das EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18, „CCOO"): Arbeitgeber müssen ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der Arbeitszeit bereitstellen. Das Bundesarbeitsgericht hat mit Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21) entschieden, dass sich diese Pflicht in Deutschland bereits aus dem geltenden § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ergibt.
Das bedeutet: Die Pflicht besteht unabhängig von einer noch ausstehenden Gesetzesänderung — es gibt keine Übergangsfrist, auf die man warten könnte.
Für wen gilt die Pflicht?
Erfasst werden muss die Arbeitszeit praktisch aller Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer — größenunabhängig, also auch im Kleinbetrieb:
- Voll- und Teilzeitkräfte sowie Minijobber (bei geringfügig Beschäftigten ist die Aufzeichnung ohnehin schon lange Pflicht).
- Aushilfen und Werkstudenten.
Enge Ausnahmen gelten für bestimmte leitende Angestellte (§ 18 ArbZG, § 5 Abs. 3 BetrVG). Selbstständige und echte freie Mitarbeiter sind keine Arbeitnehmer und daher nicht erfasst.
Was genau muss aufgezeichnet werden?
Zu erfassen ist die gesamte tatsächlich geleistete Arbeitszeit — nicht nur die vertragliche Soll-Zeit:
| Zu erfassen | Grundlage |
|---|---|
| Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit | BAG-Beschluss / § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG |
| Über 8 Stunden hinausgehende Arbeitszeit (Mehrarbeit) | § 16 Abs. 2 ArbZG |
| Aufbewahrung der ArbZG-Aufzeichnungen: mindestens 2 Jahre | § 16 Abs. 2 ArbZG |
Pausen müssen nicht zwingend einzeln dokumentiert werden, ergeben sich aber praktisch aus Beginn und Ende — und sind ohnehin einzuhalten (§ 4 ArbZG).
In welcher Form muss erfasst werden?
Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Zulässig sind Papierlisten, Tabellen oder eine digitale Zeiterfassung. Entscheidend ist, dass das System die drei Anforderungen des EuGH erfüllt:
- objektiv — die Zeiten müssen den tatsächlichen Verlauf abbilden,
- verlässlich — nachträglich nicht unbemerkt veränderbar,
- zugänglich — die Mitarbeitenden können ihre erfassten Zeiten einsehen.
Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, entbindet aber nicht von der Erfassung: Auch dann müssen Beginn, Ende und Dauer festgehalten werden.
Was droht bei Verstößen?
Die Aufsichtsbehörde kann die Einführung eines Erfassungssystems anordnen. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 16 ArbZG sind eine Ordnungswidrigkeit und können mit einem Bußgeld von bis zu 30.000 € geahndet werden (§ 22 ArbZG).
Praktisch ebenso wichtig: Im Überstundenprozess hilft eine saubere Erfassung dem Arbeitgeber — fehlen Aufzeichnungen, hat er bei strittigen Mehrstunden die schlechteren Karten.
Kommt eine gesetzliche Neuregelung?
Eine Konkretisierung im Arbeitszeitgesetz ist geplant — im Gespräch sind u. a. eine grundsätzlich elektronische, tagesaktuelle Erfassung sowie Übergangsfristen und Ausnahmen je nach Betriebsgröße bzw. per Tarifvertrag. In Kraft ist diese Neuregelung noch nicht. Verbindlich ist bis dahin die aus dem BAG-Beschluss folgende Pflicht.
Häufige Fehler
- Auf eine „Übergangsfrist" warten — die Pflicht gilt bereits jetzt.
- Nur Überstunden statt der gesamten Arbeitszeit erfassen.
- Vertrauensarbeitszeit als Grund nehmen, gar nicht zu erfassen.
- Ein System nutzen, das sich nachträglich unbemerkt ändern lässt (nicht „verlässlich").
- Minijobber und Aushilfen von der Erfassung ausnehmen.