Kundenkontakt & Web · Telefonassistent

Ans Telefon geht jemand. Auch mitten im Auftrag.

Ein KI-Assistent mit eigener Nummer nimmt Anrufe an, wenn du nicht kannst. Er kennt deinen Betrieb, beantwortet die immer gleichen Fragen, nimmt das Anliegen auf und legt es in deinen Posteingang. Du rufst zurück, wenn es passt, statt gar nicht.

Eigene Rufnummer·Rund um die Uhr·Kein Gesprächsmitschnitt

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Lass dich anrufen

Nummer eintragen, der Assistent ruft in ein paar Sekunden an. Du musst dir nichts überlegen: er fragt dich selbst, was dich interessiert.

So läuft ein Anruf

Kein Menü, keine Warteschleife, keine Ansage. Ein normales Gespräch und am Ende hast du eine Notiz statt eines entgangenen Auftrags.

01
Es klingelt und es geht jemand ran

Beim ersten Klingeln, auch abends, am Wochenende und wenn schon jemand anderes in der Leitung ist. Der Anrufer hört im ersten Satz, dass er mit einer KI spricht. Wer lieber einen Menschen möchte, bekommt sofort einen Rückruf angeboten statt einer weiteren Schleife.
02
Er klärt, worum es geht

Fragen zu Leistungen, Öffnungszeiten oder Abläufen beantwortet er aus deiner Wissensbasis, derselben, aus der auch Website-Chat und WhatsApp antworten. Was er nicht sicher weiß, erfindet er nicht.
- Er nennt keine Preise und macht keine verbindlichen Zusagen, die kommen von dir
- Er erfindet keinen Auftragsstatus sondern nimmt die Frage auf und sagt einen Rückruf zu
- Er gibt sich nie als Mensch aus auch nicht auf Nachfrage
03
Die Notiz liegt bei dir im Postfach

Name, Rückrufnummer, Anliegen und eine kurze Zusammenfassung landen in deinem Posteingang, im selben Postfach wie Website-Chat, WhatsApp und Formular. Du rufst zurück, wenn es passt.

Jeder Anruf wird zur Anfrage

Nichts liegt mehr auf einem Zettel neben dem Telefon. Was der Assistent aufnimmt, steht sofort da, wo du ohnehin arbeitest.

app.modvio.de/posteingang

Gespräch läuft+49 176 ••• ••32 · 00:41

Neu im Posteingang

Telefon

Martina Kessler

Möchte einen Termin für ein Angebot: Bad, ca. 6 m². Erreichbar ab 16 Uhr.

+49 176 ••• ••32 · gerade eben

Reinhold Weiß

Frage nach Öffnungszeiten am Samstag, beantwortet.

+49 151 ••• ••07 · vor 2 Std.

Ein Postfach für alle Kanäle

Telefon, Website-Chat, WhatsApp und Formular laufen in denselben Posteingang. Du schaust an einer Stelle nach, nicht an vier.

Eine Wissensbasis, drei Kanäle

Du pflegst Leistungen, Öffnungszeiten und häufige Fragen einmal im Panel: Telefon, Chat und WhatsApp antworten danach gleich.

Aus dem Anrufer wird ein Kunde

Aus der Notiz legst du mit einem Klick einen Kunden an, samt Nummer und Anliegen. Der nächste Anruf ist dann schon zugeordnet.

Die Anrufe, die sonst liegen bleiben

Nicht jeder Anruf braucht dich. Aber jeder unbeantwortete kostet und meistens erfährst du nie, wer es war.

Wenn gerade keiner ran kann

Werkstatt, Baustelle, Küche, Behandlung. Das Telefon klingelt trotzdem und wird trotzdem beantwortet.

Illustration: ein Telefon klingelt auf einer Werkbank neben Werkzeug

Abends, am Wochenende, am Feiertag

Viele Anfragen kommen außerhalb der Zeiten, in denen du am Hörer sein kannst. Der Assistent macht keinen Feierabend.

Illustration: ein Telefon leuchtet ruhig neben einem geschlossenen Ladenschild

Wenn drei gleichzeitig anrufen

Er hat keine Leitung, die besetzt sein kann. Auch der dritte Anrufer hört kein Tuten und landet in keiner Schleife.

Illustration: drei Telefone laufen über leuchtende Linien auf einen Assistenten zu

Termine und Reservierungen

Er nimmt den Wunsch auf und trägt ihn bei aktiver Online-Terminbuchung direkt in deinen Kalender ein.

Illustration: ein Telefon neben einem Kalenderblatt mit markiertem Tag

Kein Gesprächsmitschnitt KI wird offen genannt Server in Deutschland DSGVO-konform

Häufige Fragen

Telefonassistent, kurz erklärt

Merkt mein Kunde, dass er mit einer KI spricht?

Ja, und das ist Absicht: der Assistent sagt es in der Begrüßung. Verstellen wäre der schnellste Weg, Vertrauen zu verlieren und rechtlich heikel. Wer lieber einen Menschen möchte, bekommt sofort einen Rückruf angeboten, statt festgehalten zu werden.

Nennt er Preise oder macht er Zusagen?

Nein. Preise, Rabatte, Vertragsinhalte und feste Fertigstellungstermine sind ihm gesperrt, er nimmt die Frage auf und sagt einen Rückruf zu. Das ist bewusst so: ein Assistent, der zu viel verspricht, kostet dich einen Kunden, statt ihn zu retten.

Wird das Gespräch aufgezeichnet?

Nein. Es wird kein Audio gespeichert. Festgehalten werden nur Name, Rückrufnummer, Anliegen und eine Textzusammenfassung, das, was du für den Rückruf brauchst. Die Notizen werden nach 90 Tagen gelöscht.

Bekomme ich eine eigene Nummer?

Ja. Der Assistent bekommt eine eigene Rufnummer, die du auf Website, Visitenkarte oder Google-Eintrag stellen kannst. Alternativ leitest du deine bestehende Nummer außerhalb der Geschäftszeiten oder bei Besetzt auf ihn um.

Was passiert, wenn er etwas nicht weiß?

Dann rät er nicht. Er sagt ehrlich, dass er das nicht sicher beantworten kann, nimmt Anliegen und Rückrufnummer auf und sagt einen Rückruf zu. Seine Antworten kommen ausschließlich aus deiner Wissensbasis, nicht aus dem Internet.

Was passiert, wenn mehrere gleichzeitig anrufen?

Er nimmt alle an. Ein KI-Assistent hat keine „Leitung", die belegt sein kann, auch beim fünften parallelen Anruf klingelt es nicht besetzt und niemand landet in einer Schleife.

Kann er auch Termine vereinbaren?

Ja, wenn du die Online-Terminbuchung nutzt: Er liest die freien Zeiten aus deinem Kalender vor und trägt den Termin direkt ein. Der Testanruf auf dieser Seite zeigt zunächst nur das Gespräch selbst.

Wie lange dauert die Einrichtung?

Meist ist er am selben Tag erreichbar. Wir füllen mit dir die Wissensbasis, wählen Stimme und Begrüßung und schalten die Nummer auf. Ändern kannst du das Wissen danach jederzeit selbst im Panel, alle Kanäle ziehen sofort nach.

Spricht er auch andere Sprachen?

Ja. Standard ist Deutsch; wechselt ein Anrufer durchgehend ins Englische, zieht der Assistent mit. Weitere Sprachen richten wir auf Wunsch ein.

Ans Telefon geht jemand. Auch mitten im Auftrag.

Lass dich anrufen

So läuft ein Anruf

Es klingelt und es geht jemand ran

Er klärt, worum es geht