Geschäftsprozesse automatisieren: so geht es in Ihrem Betrieb
Ein Geschäftsprozess lässt sich automatisieren, wenn er sich wiederholt, Daten an mehreren Stellen von Hand übertragen werden und die Entscheidung dazwischen überwiegend Regeln folgt. Beginnen Sie mit einem Ablauf statt mit der ganzen Verwaltung auf einmal, und prüfen Sie zuerst, ob KI dafür überhaupt nötig ist.
Welche Prozesse lassen sich automatisieren?
Drei Bedingungen entscheiden, ob sich ein Büroablauf für eine Automatisierung eignet:
- Er wiederholt sich regelmäßig, nicht nur gelegentlich im Ausnahmefall.
- Die gleichen Daten werden an mindestens zwei Stellen erfasst oder übertragen, zum Beispiel aus einer E-Mail in eine Tabelle und von dort in ein weiteres Programm.
- Die Entscheidung dazwischen folgt überwiegend klaren Regeln, statt jedes Mal neu abgewogen zu werden.
Treffen alle drei zu, lohnt sich ein genauer Blick auf den Ablauf. Fehlt eine Bedingung, zum Beispiel weil jeder Fall eine eigene fachliche Einschätzung braucht, bleibt der Kern der Arbeit meist Handarbeit, auch wenn Teile davon sich erleichtern lassen.
Beispiel: vom Lieferschein zur Rechnung
Bei FB Erdbau, einem Familienbetrieb für Erdarbeiten und Transporte in Bielefeld, entstanden Lieferscheine bis vor Kurzem auf Papier: Der Durchschreibblock lag im Fahrzeug, der Zettel musste seinen Weg ins Büro finden (Führerhaus, Foto oder Briefkasten), die Maut wurde am Monatsende von Hand aus dem Portal zugeordnet, und jede Position wurde ein zweites Mal abgetippt, bevor die Rechnung geschrieben werden konnte.
Heute unterschreibt der Kunde den Lieferschein am Handy vor Ort, das Büro sieht ihn in derselben Sekunde, die Maut hängt automatisch am Fahrzeug, und aus dem Lieferschein wird die Rechnung mit einem Klick, als E-Rechnung. Nach Angabe des Inhabers sind das rund vier Stunden Büroarbeit weniger pro Woche. Wie FB Erdbau das umgesetzt hat →
Kunden, Termine und Rechnungen an einer Stelle
Bei GE+ES Gebäudereinigung aus Herford standen die Kunden in einer Excel-Liste, Angebote und Rechnungen in einem anderen, älteren Programm. Der Kundenstamm wurde vollständig übernommen, ohne einen einzigen Datensatz neu abzutippen; seither stehen Kunden, Termine und Rechnungen an einer Stelle. Die Tabelle musste dafür nicht vorher händisch aufgeräumt werden, sie wurde übernommen und weitergeführt.
Anfragen, Belege und Übergaben ohne Umwege
Nicht jeder Ablauf dreht sich um Rechnungen. Beim Gasthof zur Linde kamen Gästeanfragen früher über Telefon, Mail und WhatsApp herein und landeten in einem Buch neben der Kasse; heute laufen Anfragen, Reservierung und Dienstplan in einem System zusammen, und nach einer Auswertung der tatsächlichen Nachrichten beantwortet das System 98 % der WhatsApp-Anfragen, ohne dass jemand aus dem Team eingreifen muss. Bei Speed4You hängen Buchung, Vertrag, Schäden und Übergabe an einer Fahrzeugakte; Kunden buchen selbst über die Website, und die Buchhaltung bleibt über die vorhandene Software angebunden, statt ersetzt zu werden.
Wo KI hilft, und wo nicht
An diesen vier Stellen läuft KI bei modvio-Kunden heute im Alltag:
| Baustein | Eingesetzt bei |
|---|---|
| Eingangsrechnung per Foto auslesen | GE+ES Gebäudereinigung |
| Bußgeldbescheid (Knöllchen) auslesen | Speed4You |
| WhatsApp-Sprachnachrichten in Text umwandeln | Gasthof zur Linde |
| Eingehende Mails einordnen und Antwortentwurf vorschlagen | Gasthof zur Linde |
Vieles läuft bewusst ohne KI, weil feste Regeln genügen: Der Bankabgleich erfolgt regelbasiert, die Maut-Zuordnung bei FB Erdbau per Texterkennung ohne Sprachmodell, und das Formular der kostenlosen Prozessanalyse selbst kommt ganz ohne KI aus. Erst wo Freitext oder Bilder ausgewertet werden müssen, wie bei einem fotografierten Beleg oder einer Sprachnachricht, lohnt sich KI; für strukturierte, immer gleich ablaufende Schritte reichen Regeln.
Excel, Standardsoftware oder Automatisierung?
Eine Excel-Tabelle muss nicht erst händisch aufgeräumt oder ersetzt werden, bevor automatisiert werden kann: Bei GE+ES wurde der bestehende Kundenstamm aus Excel übernommen und läuft seither im System weiter. Ob eine vorhandene Tabelle bestehen bleibt, durch Standardsoftware ergänzt oder durch eine für den Ablauf gebaute Lösung ersetzt wird, hängt vom Einzelfall ab, nicht von einer allgemeinen Regel.
Werkzeug selbst einrichten oder Dienstleister beauftragen?
Für einen einzelnen, klar abgegrenzten Ablauf kann ein vorhandenes Standardwerkzeug ausreichen, das Sie selbst einrichten. Je mehr Systeme beteiligt sind und je enger der Ablauf an Besonderheiten Ihres Betriebs hängt, zum Beispiel an einer Fahrzeugakte oder einer Fahrer-App, desto eher lohnt sich eine für den Betrieb gebaute Lösung. Eine individuelle Softwareentwicklung ist dabei kein Gegensatz zu vorhandener Software: modvio bindet in der Regel vorhandene Programme an, statt sie zu ersetzen.
Vorgehen in fünf Schritten
- Ablauf in der kostenlosen Prozessanalyse aufnehmen: acht kurze Fragen online.
- Analysegespräch zu Ist-Ablauf, Zeitaufwand und beteiligten Systemen.
- Lösungskonzept mit vereinbartem Zielwert und schriftlichem Festpreis.
- Umsetzung und Einführung beim Team, innerhalb von 60 Tagen ab Projektstart.
- 30 Tage Betreuung und Messung, ob der vereinbarte Zielwert erreicht wurde.
Der Einstieg dazu ist die kostenlose Prozessanalyse.
Was die Automatisierung kostet
Ein Festpreis lässt sich seriös erst nennen, wenn der Ablauf bekannt ist. Er richtet sich nach drei Dingen: dem gewählten Prozess, dem heutigen Zeitaufwand dafür und der Zahl der beteiligten Systeme. Vor dem Auftrag stehen Umfang, Zeitplan, Zielwert und die einmaligen wie laufenden Kosten schriftlich fest; dafür ist die kostenlose Prozessanalyse der erste Schritt.