Resturlaub: Wann verfällt er, wann darf er übertragen werden?
Resturlaub verfällt grundsätzlich am 31. Dezember des laufenden Jahres. Bei dringenden betrieblichen oder persönlichen Gründen ist eine Übertragung möglich, verfallen dann am 31. März des Folgejahres (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Der Verfall tritt aber nur ein, wenn der Arbeitgeber die Mitarbeitenden rechtzeitig und individuell darauf hingewiesen hat, dass noch Urlaub offen ist und dieser verfällt (EuGH 06.11.2018, C-619/16 u. C-684/16; BAG 19.02.2019, 9 AZR 541/15). Fehlt dieser Hinweis, kumuliert der Anspruch und wird spätestens bei Kündigung als Abgeltung fällig.
Wann verfällt Resturlaub grundsätzlich?
Nach § 7 Abs. 3 Satz 1 BUrlG muss Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Urlaubstage, die bis zum 31. Dezember nicht genommen wurden, verfallen grundsätzlich mit Ablauf des Jahres.
Erfasst ist damit der gesetzliche Mindesturlaub: 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche bzw. 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Für vertraglichen Mehrurlaub können Arbeits- oder Tarifvertrag abweichende Verfallregelungen vorsehen.
Wann ist eine Übertragung ins Folgejahr zulässig?
Übertragung ist nur unter zwei gesetzlich geregelten Voraussetzungen möglich (§ 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG):
- Dringende betriebliche Gründe, z. B. unerwarteter Personalausfall in der Hauptsaison, ein unvermeidbarer Großauftrag
- In der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe, z. B. Erkrankung, eigene familiäre Notlage
Übertragener Urlaub muss dann bis spätestens 31. März des Folgejahres genommen werden (§ 7 Abs. 3 Satz 4 BUrlG). Wird er bis dahin nicht genommen, verfällt er.
| Situation | Verfalldatum |
|---|---|
| Regelfall, keine Übertragungsgründe | 31. Dezember des laufenden Jahres |
| Dringende betriebliche oder persönliche Gründe | 31. März des Folgejahres |
| Langzeiterkrankung (Sonderregel) | 31. März des übernächsten Jahres (15-Monate-Frist) |
Die Hinweispflicht des Arbeitgebers
Hier liegt der Punkt, der in der Praxis am häufigsten übersehen wird: Der Urlaubsanspruch verfällt nach der Rechtsprechung des EuGH (Urteile vom 06.11.2018, C-619/16 „Kreuziger" und C-684/16 „Max-Planck-Gesellschaft") und des BAG (Urteile vom 19.02.2019, 9 AZR 541/15 und 9 AZR 423/16) nur dann, wenn der Arbeitgeber vor Jahresende:
- die Mitarbeitenden rechtzeitig und individuell aufgefordert hat, ihren Urlaub zu nehmen, und
- sie klar darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub am Jahresende verfällt, wenn er nicht genommen wird.
Fehlt dieser Hinweis, verfallen die Urlaubstage nicht. Sie kumulieren sich und können auch in den Folgejahren noch eingefordert werden. Bei langjährigen Mitarbeitenden kann sich so ein erheblicher Anspruch aufstauen, der spätestens bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses als Abgeltungszahlung fällig wird.
Was gilt bei Langzeiterkrankung?
Kann ein Arbeitnehmer wegen dauerhafter Arbeitsunfähigkeit seinen Urlaub nicht nehmen, gilt eine Sonderregelung:
- Der gesetzliche Mindesturlaub verfällt spätestens 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des übernächsten Jahres (BAG, Urt. vom 07.08.2012, 9 AZR 353/10, in Umsetzung von EuGH C-214/10 „KHS").
- Urlaub aus 2024 verfällt bei Langzeiterkrankung daher spätestens am 31. März 2026.
- Diese 15-Monate-Frist gilt unabhängig davon, ob der Arbeitgeber den Hinweis erteilt hat, bei Langzeiterkrankten entfällt die Hinweispflicht ausnahmsweise.
Was passiert mit Resturlaub bei Kündigung?
Kann nicht genommener Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden, ist er finanziell abzugelten (§ 7 Abs. 4 BUrlG). Grundlage ist der Bruttotageslohn des Mitarbeitenden.
Urlaub aus Vorjahren, der wegen fehlender Hinweismitteilung nie verfallen ist, erhöht diesen Abgeltungsanspruch. Arbeitgeber werden dabei oft von der tatsächlichen Höhe des Anspruchs überrascht, vor allem wenn die Pflicht zum Hinweis jahrelang vernachlässigt wurde.
Häufige Fehler
- Verfall von Resturlaub als selbstverständlich voraussetzen, ohne Mitarbeitende vorher individuell zu informieren, dann verfällt gar nichts.
- Den Hinweis nur mündlich, per Aushang oder in allgemeiner Form erteilen, anstatt schriftlich und personenbezogen mit konkreter Resttage-Angabe.
- Urlaub ohne die gesetzlichen Voraussetzungen des § 7 Abs. 3 Satz 2 BUrlG „einvernehmlich" übertragen, das schützt den Arbeitgeber rechtlich nicht zuverlässig.
- Kumulierte Urlaubsansprüche nicht im Blick behalten und beim Ausscheiden eines Mitarbeitenden mit einer unerwarteten Abgeltungszahlung konfrontiert werden.
- Gesetzlichen Mindesturlaub und vertraglichen Mehrurlaub gleich behandeln, für Mehrurlaub können im Vertrag strengere Verfallklauseln wirksam vereinbart werden.