Zeiterfassung per App einführen
Eine Zeiterfassungs-App muss drei Anforderungen erfüllen: objektiv (erfasst die tatsächliche Zeit), verlässlich (nachträglich nicht unbemerkt veränderbar) und zugänglich (Mitarbeitende können ihre Zeiten einsehen), so das EuGH-Urteil C-55/18 und der BAG-Beschluss vom 13.09.2022. Gibt es einen Betriebsrat, hat er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG ein Mitbestimmungsrecht. Aufzeichnungen sind mindestens 2 Jahre aufzubewahren (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
Was muss eine Zeiterfassungs-App rechtlich leisten?
Das EuGH-Urteil vom 14.05.2019 (C-55/18, „CCOO") und der BAG-Beschluss vom 13.09.2022 (1 ABR 22/21, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG) setzen drei Mindestanforderungen an jedes Zeiterfassungssystem:
- Objektiv: Die App muss die tatsächlich geleistete Zeit abbilden, keine automatisch übernommenen Soll-Zeiten statt Ist-Zeiten.
- Verlässlich: Einmal gespeicherte Aufzeichnungen dürfen nicht unbemerkt verändert werden. Jede nachträgliche Korrektur muss revisionssicher protokolliert sein.
- Zugänglich: Mitarbeitende müssen ihre eigenen erfassten Zeiten jederzeit einsehen können.
Eine App, die Stempelzeitpunkte manipulationssicher speichert, Korrekturen mit Zeitstempel und Urheber protokolliert und Mitarbeitenden Lesezugriff auf ihre eigenen Daten bietet, erfüllt diese Anforderungen.
Betriebsrat und Mitbestimmung, was gilt?
Existiert in deinem Betrieb ein Betriebsrat, hat er beim Einsatz technischer Einrichtungen, die das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten überwachen können, ein erzwingbares Mitbestimmungsrecht nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG. Eine Zeiterfassungs-App fällt in der Regel darunter, unabhängig davon, ob eine Auswertung tatsächlich beabsichtigt ist.
| Situation | Was ist nötig? |
|---|---|
| Betrieb mit Betriebsrat | Betriebsvereinbarung über Einführung und Nutzung der App vor dem Rollout |
| Betrieb ohne Betriebsrat | Information der Belegschaft, ggf. Ergänzung im Arbeitsvertrag oder als Anlage |
Datenschutz: Was ist vor dem Rollout zu klären?
Zeiterfassungsdaten sind personenbezogene Daten. Die DSGVO gilt, folgende Punkte sind vor dem Einsatz zu klären:
- Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG (Verarbeitung für Zwecke des Beschäftigungsverhältnisses), eine Einwilligung ist nicht nötig.
- Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV): Betreibt der App-Anbieter die Daten in der Cloud, ist ein AVV nach Art. 28 DSGVO zwingend. Seriöse Anbieter stellen ihn auf Anfrage bereit.
- Zweckbindung: Zeiterfassungsdaten dürfen nicht ohne weiteres zur Leistungsbeurteilung genutzt werden, das wäre ein eigener Verarbeitungszweck und erfordert Betriebsvereinbarung oder gesonderte Grundlage.
- Informationspflicht: Mitarbeitende sind nach Art. 13 DSGVO über Zweck, Verantwortlichen, Speicherdauer und ihre Rechte zu informieren, bevor das System produktiv geht.
So führst du die App ein, der Ablauf
Ein strukturierter Rollout verhindert Akzeptanzprobleme und rechtliche Formfehler:
- System auswählen: Prüfe, ob die App die drei EuGH-Anforderungen erfüllt, DSGVO-konform ist und einen AVV anbietet. Serverlandort (EU vs. Drittland) beachten.
- Betriebsrat einbinden (falls vorhanden): Frühzeitig informieren, Betriebsvereinbarung verhandeln und unterzeichnen, erst danach einführen.
- Belegschaft informieren: Schriftliche Mitteilung mit Einführungsdatum, Bedienungsweise, Korrekturprozess und Art. 13 DSGVO-Pflichtinformation.
- Schulung: Kurze Einweisung (10–15 Minuten), idealerweise direkt am Gerät oder per Kurzanleitung. Sonderfälle vorab klären: Was gilt bei vergessener Stempelung? Wer genehmigt Korrekturen?
- Testphase: Eine Woche Parallelbetrieb mit dem bisherigen System (Papier, Tabelle), um Fehler aufzufangen und Unsicherheiten zu lösen.
- Korrekturen regeln: Schriftlich festhalten, wer Fehlstempelungen nachträglich ändern darf, typisch: Mitarbeitender beantragt, Führungskraft genehmigt, beides im System dokumentiert.
Dürfen Mitarbeitende die Zeiterfassung selbst vornehmen?
Ja. Der Arbeitgeber darf die Aufzeichnung an die Beschäftigten delegieren (Selbststempelung). Die Verantwortung für das Funktionieren des Systems und die Einhaltung der Pflicht bleibt beim Arbeitgeber:
- Er muss die App bereitstellen und sicherstellen, dass sie nutzbar ist.
- Er muss im Rahmen des Möglichen kontrollieren, dass gestempelt wird, z. B. durch regelmäßige Sichtung der Monatsauswertungen.
- Mitarbeitende, die systematisch das Stempeln verweigern, können abgemahnt werden.
Wie lange müssen die Aufzeichnungen aufbewahrt werden?
| Personengruppe | Aufzeichnungsinhalt | Frist / Aufbewahrung |
|---|---|---|
| Alle Arbeitnehmer | Beginn, Ende, Dauer der täglichen Arbeitszeit | mind. 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG) |
| Mehrarbeit über 8 h/Tag | Überschreitung der Höchstarbeitszeit | mind. 2 Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG) |
| Minijobber | Beginn, Ende, Dauer: innerhalb 7 Tage nach Arbeitsleistung | mind. 2 Jahre (§ 17 Abs. 1 MiLoG) |
Häufige Fehler
- Eine App nutzen, in der Korrekturen ohne Protokoll möglich sind, nicht „verlässlich" im Sinne des EuGH.
- Den Betriebsrat erst nach dem Rollout einbinden, das kann zur Untersagung des Systems führen.
- Keinen Auftragsverarbeitungsvertrag mit dem Anbieter abschließen (Verstoß gegen Art. 28 DSGVO).
- Mitarbeitende nicht über die Datenverarbeitung informieren (Verstoß gegen Art. 13 DSGVO).
- Zeiterfassungsdaten für Leistungsbeurteilungen nutzen, ohne entsprechende Grundlage.
- Vergessene Stempelungen einfach löschen statt als dokumentierte Korrektur zu behandeln.