Zeiterfassung und Dienstplanung in Deutschland: die wichtigsten Statistiken 2026
74 % der Unternehmen ab 20 Beschäftigten erfassen die Arbeitszeit, aber nur 31 % mit einem elektronischen System am Computer; 16 % nutzen Excel, 13 % Papier (Bitkom 2025). Arbeitnehmer leisteten 2025 im Schnitt 11,6 bezahlte und 15,6 unbezahlte Überstunden (IAB). Der Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 will die elektronische Zeiterfassung zur Pflicht machen, mit Übergangsfristen nach Betriebsgröße und Bußgeldern bis 50.000 €. Im Gastgewerbe gab es zum 30.06.2025 mehr Minijobber (1.131.488) als sozialversicherungspflichtig Beschäftigte (1.119.348).
Diese Seite sammelt die belastbaren Zahlen zu Arbeitszeiterfassung, Überstunden, Schichtarbeit und Personaleinsatz in Deutschland. Jede Zahl trägt ihre Quelle im Text, alle Primärquellen sind am Ende verlinkt. Die Übernahme einzelner Zahlen und Formulierungen mit Quellenangabe und Link ist erwünscht. Letzte Aktualisierung: August 2026.
Die wichtigsten Zahlen im Überblick
| Kennzahl | Wert | Quelle |
|---|---|---|
| Unternehmen (ab 20 Besch.), die Arbeitszeit erfassen | 74 % | Bitkom 2025 |
| davon per Excel-Tabelle / Papier-Stundenzettel | 16 % / 13 % | Bitkom 2025 |
| Unbezahlte Überstunden je Arbeitnehmer 2025 | 15,6 Std. | IAB 2026 |
| Beschäftigte in Vertrauensarbeitszeit 2023 | 19,7 % | IW/BAuA 2026 |
| Beschäftigte, die zumindest gelegentlich in Schichten arbeiten | 15 % | Destatis 2025 |
| Minijobber im Gastgewerbe (30.06.2025) | 1.131.488 | DEHOGA/BA 2026 |
| Krankheitstage je Erwerbsperson 2025 | 18,6 Tage | TK 2026 |
| Geplantes Bußgeld bei Verstößen gegen die elektronische Erfassungspflicht | bis 50.000 € | BMAS-Referentenentwurf 18.06.2026 |
Wie erfassen deutsche Betriebe die Arbeitszeit?
Nach der Bitkom-Befragung vom Juni 2025 (602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten) erfassen 74 % der Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden, jedes vierte Unternehmen erfasst also gar nicht. Unter den erfassenden Unternehmen sieht der Methoden-Mix so aus (Mehrfachnennung):
- 31 % elektronisches Zeiterfassungssystem am Computer
- 24 % stationäres System mit Chip oder Transponder
- 19 % klassische Stempel- oder Stechuhr
- 18 % Smartphone-App
- 16 % Excel-Tabelle, 13 % handschriftlicher Stundenzettel
44 % der erfassenden Unternehmen haben ihr System erst nach dem BAG-Beschluss vom September 2022 eingeführt; weitere 21 % planten die Einführung für 2025. Aus Sicht der Beschäftigten (BAuA-Arbeitszeitbefragung 2023): 47,2 % arbeiten mit betrieblich erfassten Zeiten, 35,2 % dokumentieren selbst, 17,6 % arbeiten ganz ohne Arbeitszeiterfassung.
Wird die elektronische Zeiterfassung Pflicht?
Die Erfassungspflicht selbst gilt schon heute: Der EuGH (14.05.2019, C-55/18) verlangt ein objektives, verlässliches und zugängliches System, das Bundesarbeitsgericht (Beschluss vom 13.09.2022, 1 ABR 22/21) leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG ab. Verstöße gegen die Aufzeichnungspflicht nach § 16 ArbZG kosten heute bis zu 30.000 € Bußgeld (§ 22 ArbZG).
Der Referentenentwurf des BMAS vom 18.06.2026 soll daraus eine ausdrücklich elektronische Pflicht machen. Die Eckpunkte:
| Regelung | Inhalt laut Entwurf |
|---|---|
| Was wird erfasst | Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit, taggleich und grundsätzlich elektronisch |
| Übergangsfristen | 1 Jahr für alle, 2 Jahre unter 250 Beschäftigte, 5 Jahre unter 50 Beschäftigte |
| Dauerhafte Ausnahme | Betriebe mit bis zu 10 Beschäftigten und Privathaushalte dürfen bei Papier bleiben |
| Vertrauensarbeitszeit | bleibt zulässig, der Arbeitgeber muss aber von Verstößen gegen Höchstarbeits- und Ruhezeiten erfahren |
| Tariföffnung | per Tarifvertrag wöchentliche statt tägliche Höchstarbeitszeit möglich |
| Bußgeld | bis zu 50.000 € |
Vertrauensarbeitszeit: verbreiteter als gedacht
19,7 % der abhängig Beschäftigten arbeiteten 2023 in Vertrauensarbeitszeit, 2021 waren es 16,8 % (IW-Report 9/2026 auf Basis der BAuA-Arbeitszeitbefragungen). Bei hochkomplexen Expertentätigkeiten liegt der Anteil bei 32,6 %. Auf Unternehmensseite boten 58 % der Unternehmen ab fünf Beschäftigten 2023 Vertrauensarbeitszeit an, rund 10 Prozentpunkte mehr als 2018.
Überstunden: die unbezahlten überwiegen
Nach der IAB-Arbeitszeitrechnung leisteten Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer 2025 im Durchschnitt 11,6 bezahlte und 15,6 unbezahlte Überstunden. Das Gesamtarbeitsvolumen sank um 0,2 % auf 61,26 Milliarden Stunden, je erwerbstätiger Person waren es rund 1.332 Stunden. Die Teilzeitquote erreichte mit 39,9 % einen Höchststand.
Die BAuA-Arbeitszeitbefragung 2023 zeigt die Wochenperspektive: Männer arbeiteten tatsächlich 41,4 Stunden pro Woche (2019: 42,3) bei 3,4 Überstunden, Frauen 35,0 Stunden bei 2,9 Überstunden.
Schicht-, Abend- und Wochenendarbeit
Nach Destatis (Mikrozensus 2023) arbeiteten 15 % der abhängig Beschäftigten zumindest gelegentlich im Schichtsystem, 27 % am Wochenende, 25 % abends und 9 % nachts zwischen 23 und 6 Uhr. Bei den 15- bis 29-Jährigen leisten sogar 40 % Wochenendarbeit (BAuA 2023). Genau diese Betriebe, vom Gasthof bis zur Werkstatt mit Notdienst, planen ihren Personaleinsatz über Dienstpläne.
Gastgewerbe: viel Teilzeit, viele Minijobs, weniger gemeldete Stellen
Im November 2025 zählte das Gastgewerbe 1.097.200 sozialversicherungspflichtig Beschäftigte, erstmals seit März 2025 durchgehend über dem Vor-Corona-Niveau (+0,2 % gegenüber November 2019). Die auffälligste Zahl der Branche: Zum Stichtag 30.06.2025 gab es mehr geringfügig Beschäftigte (1.131.488) als sozialversicherungspflichtig Beschäftigte (1.119.348), die Minijobs wuchsen gegenüber 2019 um 6,7 %.
Der Frauenanteil unter den SV-Beschäftigten liegt bei 50,5 %, 44,5 % haben eine ausländische Staatsangehörigkeit. Köchinnen und Köche zählen laut Fachkräfteengpassanalyse 2025 der Bundesagentur für Arbeit weiterhin zu den Engpassberufen (157 Engpassberufe insgesamt). Zugleich erreichten die bei der BA gemeldeten offenen Stellen im Januar 2026 mit 17.667 einen Tiefstwert nach Corona (−18,3 % gegenüber Vorjahr); die Stellenmeldungen sinken konjunkturbedingt, der strukturelle Engpass in Küchenberufen bleibt davon unberührt.
Krankenstand: 18,6 Fehltage im Schnitt
TK-versicherte Erwerbspersonen waren 2025 im Schnitt 18,6 Tage krankgeschrieben, der dritte leichte Rückgang in Folge (2024: 19,1; 2023: 19,4). Tourismus-, Hotel- und Gaststättenberufe lagen mit 17,9 AU-Tagen nahe am Schnitt; die Spannbreite reicht von 29,7 Tagen (Fahrzeug- und Transportgeräteführung) bis 11,5 Tagen (IT-Berufe). Für die Dienstplanung heißt das: rund vier Arbeitswochen Ausfall pro Kopf und Jahr müssen kurzfristig nachbesetzt werden.
Digitalisierung im Mittelstand: die Lücke wächst
Nur 30 % der Mittelständler haben laut KfW-Digitalisierungsbericht 2025 im Zeitraum 2022 bis 2024 Digitalisierungsvorhaben abgeschlossen, 5 Prozentpunkte weniger als im Vorjahreszeitraum. Große Mittelständler digitalisieren 2,3-mal so häufig wie kleine, die Digitalisierungsausgaben sanken um rund 8 auf knapp 24 Milliarden Euro. Zusammen mit dem Bitkom-Befund (16 % Excel, 13 % Papier bei der Zeiterfassung) zeigt sich: Gerade kleine Betriebe organisieren Personalprozesse noch weitgehend von Hand, während die elektronische Erfassungspflicht näher rückt.
Aus der Praxis: ein Betrieb, sechs Wochen, gemessen
Eigene Zahlen aus einem modvio-Kundenbetrieb, dem Gasthof zur Linde in St. Andrä am Zicksee (veröffentlicht in der Kundengeschichte, Stand August 2026): In den ersten sechs Wochen nach der Umstellung liefen über 170 Reservierungen und rund 100 Zimmeranfragen über das digitale System, der WhatsApp-Kanal verarbeitete über 1.500 Nachrichten in mehr als 100 Gesprächen, und 7.988 Buchungen aus dem Altsystem wurden vollständig übernommen. Einzelfall statt Studie, aber gemessen statt geschätzt.
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Quellen
- Bitkom: Arbeitszeiterfassung in drei Viertel der Unternehmen (Juni 2025) und Umsetzung der Zeiterfassungspflicht (April 2023)
- IAB: Ergebnisse der IAB-Arbeitszeitrechnung für das Jahr 2025 (März 2026)
- IW Köln: IW-Report 9/2026: Vertrauensarbeitszeit und Qualität der Arbeit (März 2026, Datenbasis BAuA-Arbeitszeitbefragung)
- BAuA: Bericht kompakt: Arbeitszeiterfassung, Entgrenzung und Flexibilitätsmöglichkeiten (2024) und Ergebnisse der Arbeitszeitbefragung 2023 (Oktober 2024)
- Destatis: Atypische Arbeitszeiten (April 2025)
- DEHOGA Bundesverband: Zahlenspiegel IV/2025 (Februar 2026, Datenquelle Bundesagentur für Arbeit)
- Bundesagentur für Arbeit: Fachkräfteengpassanalyse 2025
- Techniker Krankenkasse: Krankenstand 2025 und Gesundheitsreport Arbeitsunfähigkeiten 2026
- KfW Research: Digitalisierungsbericht Mittelstand 2025 (April 2026)
- BMAS-Referentenentwurf vom 18.06.2026, dokumentiert u. a. bei Osborne Clarke · Gesetzestexte: § 22 ArbZG